Remplacer le tableur sans perdre dix ans de fichiers.
Le tableur n'est pas un mauvais outil. C'est un outil qui ne sait pas faire trois choses dont un garage a besoin — et ces trois choses ne se voient que le jour où elles manquent.
L'essentiel
Numérotation garantie
Séquence continue, sans trou, impossible à casser par une ligne supprimée.
Historique conservé
Qui a modifié quoi, quand. Un tableur écrase ; un logiciel de gestion trace.
Export FEC
Le fichier des écritures comptables, attendu en cas de contrôle. Un tableur n'en produit pas.
Vos fichiers repris
Clients, véhicules, pièces et échéances s'importent. Rien à retaper.
Ce que le tableur fait très bien
Autant le dire : un tableur bien construit couvre honnêtement les besoins d'un petit atelier. Il est gratuit ou déjà payé, il se plie à n'importe quelle organisation, il n'impose aucune manière de travailler, et il ne dépend de personne. Beaucoup de garages rentables tournent ainsi depuis quinze ans.
Ses qualités sont réelles et il ne sert à rien de les nier pour vendre autre chose. La question n'est pas de savoir si le tableur « marche » — il marche. C'est de savoir à partir de quel moment ce qu'il ne fait pas commence à coûter plus cher que ce qu'il fait.
Les trois murs
Le premier est la numérotation. Les factures doivent porter des numéros chronologiques, continus et sans trou. Un tableur ne peut pas le garantir : une ligne supprimée, un classeur dupliqué pour la nouvelle année, une facture corrigée à la main, et la séquence est cassée. C'est le point le plus souvent relevé en cas de contrôle.
Le deuxième est la traçabilité. Un tableur écrase : la version d'hier n'existe plus. Impossible, donc, de prouver quelle version d'un devis a été acceptée, ni quand. Le jour d'un litige, c'est parole contre parole.
Le troisième est tout ce que le tableur ne fait pas parce qu'il n'est pas fait pour : relancer un devis sans réponse, rappeler un contrôle technique, tenir un stock qui se décrémente tout seul, produire un FEC, être consultable au pied du véhicule. Ce ne sont pas des manques, ce sont des fonctions d'un autre outil.
Comment migrer sans tout perdre
La migration se fait en trois temps, et aucun n'exige de tout arrêter. D'abord l'import : clients, véhicules, pièces, échéances de contrôle technique, à partir des colonnes de vos fichiers actuels. Ensuite la bascule des documents : la nouvelle numérotation démarre à la suite de l'ancienne, et vous n'émettez plus de facture depuis le tableur.
Enfin l'historique : vos anciennes factures restent dans vos fichiers, archivées le temps légal de dix ans. Il n'est ni nécessaire ni recommandé de les réinjecter — elles ne serviraient qu'à polluer la nouvelle numérotation.
En pratique, un atelier bascule en une journée sur les devis et les factures. Le reste — planning, stock, rappels — s'active ensuite, sans urgence.
L'honnêteté du comparatif
Quand rester au tableur est le bon choix
Si vous émettez moins d'une dizaine de factures par mois, que vous n'avez pas de stock à suivre, pas de salarié à planifier, et que votre comptable est satisfait de ce que vous lui remettez, un abonnement mensuel n'est probablement pas justifié aujourd'hui.
Le moment de changer arrive en général avec le premier salarié, le premier litige sur un devis, ou la première année où le fichier client devient trop gros pour qu'on se souvienne de qui doit revenir.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande le plus.
Puis-je importer mes fichiers Excel existants ?
Oui : clients, véhicules, pièces et échéances s'importent depuis un tableau. La préparation du fichier prend quelques heures et se fait avec nous lors de la mise en service.
Mes anciennes factures doivent-elles être réimportées ?
Non, et c'est déconseillé. Elles restent archivées dans vos fichiers pendant les dix ans imposés par la loi, pendant que la nouvelle numérotation démarre proprement à leur suite.
Un tableur est-il illégal pour facturer ?
Non en soi. Ce qui pose problème est la garantie de continuité et d'inaltérabilité de la numérotation, qu'un tableur ne peut pas apporter — ainsi que l'absence de FEC en cas de contrôle.
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